Google Docs è incredibilmente conveniente, ma la condivisione di link irresponsabile può esporre documenti che potrebbero sembrare privati.
Molte persone lodano documenti Google per la sua versatilità e la preziosa opzione di condividere un documento con persone specifiche, ma quelle opzioni di condivisione e il modo in cui vengono utilizzate possono aprire la porta ad alcune enormi violazioni della privacy. A volte è spaventosamente difficile utilizzare Internet a titolo professionale ed evitare di fare affidamento sui servizi di Google, ma ci sono modi per utilizzare questi strumenti e proteggere i dati personali contemporaneamente.
La suite di funzionalità di Google è utile praticamente per chiunque abbia accesso a Internet. L'azienda supporta un tesoro di programmi gratuiti per tutte le linee di lavoro, come Gmail, Fogli Google, Google Drive, Google Maps e, naturalmente, Google Docs. Tutti questi strumenti offrono straordinarie opzioni di condivisione che consentono agli utenti di condividere dati e collaborare a progetti, e alcuni sono persino divertenti da usare.
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Sfortunatamente, approfittare di queste opzioni di condivisione produce anche i rischi maggiori. In Google Docs, il metodo più semplice per condividere i link è attivare la condivisione dei link per produrre un URL univoco per il documento e inviare quel link a un collega. Sebbene l'azione diretta di inviare un collegamento da persona a persona sia relativamente sicura, se quel documento ha collegamenti che portano ad altri siti Web, facendo clic su tali collegamenti si invia l'URL precedente (quello creato privatamente per condividere il documento stesso) al directory del nuovo sito. Non è una pratica intrinsecamente nefasta, è solo una parte poco conosciuta di come funziona Internet.
Come mantenere la privacy durante l'invio di documenti Google
Uno dei modi più semplici ed efficaci per condividere in sicurezza un documento Google è condividerlo con persone specifiche. Ci sono alcuni modi per farlo. Il modo più veloce è mantenere disattivata la condivisione del collegamento e selezionare invece 'Persone specifiche' nelle opzioni di condivisione del collegamento. Ciò richiede che l'altra parte acceda a un account Google, ma se il lavoro lo significa invio di informazioni sensibili in un documento, probabilmente vale la pena fare un passaggio aggiuntivo. Se il file include collegamenti e l'utente fa clic su di essi, l'URL indicherà comunque ad altri siti Web dove si trovava l'utente quando ha fatto clic sul collegamento, tuttavia, non consentirà a tali siti di leggere il documento stesso poiché sono state impostate le opzioni di condivisione del collegamento limitare l'accesso alle sole persone specifiche scelte.
Un'altra opzione è utilizzare Google Gruppi. Questo percorso richiede anche a tutte le persone coinvolte di accedere con un account Google, ma in cambio crea un elenco di persone a cui tutto può essere condiviso in esclusiva. Questa è un'ottima opzione se il lavoro richiede la condivisione frequente di documenti con un grande gruppo di persone. Ogni gruppo avrà il proprio indirizzo e-mail associato '@googlegroups', quindi invece di inserire l'indirizzo e-mail di una persona specifica quando si sceglie dove condividere un documento, è sufficiente utilizzare l'e-mail del gruppo. È una buona idea tenere traccia dei membri del gruppo per mantenere la consapevolezza di chi ha accesso ai file condivisi ed è facile rimuovere le persone che non fanno più parte del progetto.
In definitiva, come accade normalmente quando si comunica online, prestare attenzione alle impostazioni sulla privacy quando la condivisione delle informazioni è fondamentale. Con un uso intelligente della condivisione dei link, documenti Google può essere sia sicuro che protetto.